仕事をしていると、
「やるべき作業を忘れていた」
「確認したつもりだったが抜けていた」
そんな経験はありませんか。
忙しい20〜40代の社会人にとって、業務の抜け漏れは誰にでも起こり得るものです。
そこで役立つのが、業務チェックリストです。
この記事では、専門知識がなくても使える業務チェックリスト作成ツールについて、初心者の方にも分かりやすく解説します。
仕事で「業務チェックリスト」が必要な理由
20〜40代社会人が感じやすい仕事の悩み
社会人になると、業務の数は一気に増えます。
特に次のような悩みを感じやすくなります。
- 毎月・毎週の定型業務が多い
- 急な依頼で作業が中断される
- 複数の仕事を同時に進めている
この状態で仕事をしていると、「頭の中だけで管理する」のはとても大変です。
チェックリストがあるだけで仕事が楽になる理由
業務チェックリストを使うと、「今なにをやるべきか」が一目で分かります。
- 作業を忘れない
- 進捗が見える
- 安心して仕事を進められる
チェックリストは、自分の代わりに覚えてくれる存在です。
業務チェックリスト作成ツールとは？
業務チェックリスト作成ツールでできること
業務チェックリスト作成ツールを使うと、次のようなことが簡単にできます。
- 業務ごとのチェックリストを作成
- 作業の完了・未完了を管理
- 進捗状況を確認
紙やメモ帳と違い、
管理がとても楽なのが特徴です。
Excelや紙のチェックリストとの違い
Excelや紙でもチェックリストは作れます。
ただし、次のような不便さもあります。
- ファイルを探すのが面倒
- 保存し忘れる
- 修正が手間
今回紹介するツールは、ブラウザだけで使えるため、思い立ったときにすぐ使えます。
HTML1枚で使える業務チェックリスト作成ツールの特徴
インストール不要、ブラウザだけで使える
この業務チェックリスト作成ツールは、インストールが不要です。
- パソコンにソフトを入れなくていい
- 難しい設定は一切なし
ブラウザを開くだけで使えるので、ITが苦手な方でも安心です。
DB不要で個人利用にちょうどいい
このツールは、DB（データベース）を使いません。
データはブラウザ内に保存されます。
そのため、
- 個人利用に向いている
- 余計な管理が不要
というメリットがあります。
サブタスク対応で業務を細かく管理
業務の中には、「大きな作業」と「細かい作業」があります。
このツールでは、サブタスクを使って作業を分けられます。
- 請求処理
- データ確認
- 請求書作成
- 送付
作業が整理され、迷わず進められます。
進捗管理と完了日時の自動記録
チェックを入れると、完了日時が自動で記録されます。
また、進捗バーで全体の状況もすぐに確認できます。
「どこまで終わったか分からない」
そんな不安がなくなります。
業務チェックリストの作り方【初心者向け】
業務名・担当者・頻度を入力する
まずは、業務の基本情報を入力します。
- 業務名
- 実施頻度
- 担当者
これだけで、業務の全体像が分かりやすくなります。
チェックリスト項目を追加する
次に、作業内容を入力します。
- やることを1つずつ書く
- 短い文章でOK
思いつくまま入力して問題ありません。
サブタスクで作業を細かく分ける
作業が多い場合は、サブタスクを使いましょう。
作業を細かくすると、取りかかりやすくなります。
予定日を設定して期限を意識する
予定日を設定すると、期限が分かりやすくなります。
- 期限切れ
- 今日が期限
も表示されるため、後回しを防げます。
作成した業務チェックリストの使い方
チェックを入れながら仕事を進める
仕事を進めながら、完了したらチェックを入れます。
「終わった」という達成感もあり、モチベーションアップにもつながります。
進捗バーで全体の状況を確認
進捗バーを見ると、どれくらい進んでいるかが一目で分かります。
忙しいときほど、この「見える化」が役立ちます。
完了日時が自動で残るので振り返りも簡単
完了日時が残るため、後から振り返ることもできます。
- 作業時間の見直し
- 業務改善のヒント
にも使えます。
業務チェックリストを再利用・共有する方法
JSONで保存して別の業務に使い回す
作成したチェックリストは、JSON形式で保存できます。
これにより、
- 別の業務で再利用
- バックアップ
が簡単に行えます。
テンプレート化して毎回の作業を楽にする
よく使う業務は、テンプレートとして保存できます。
毎回一から作る必要がなくなり、作業時間を減らせます。
印刷して紙のチェックリストとして使う
印刷にも対応しています。
- デスクに置いて使う
- 現場作業で使う
など、紙運用も可能です。
この業務チェックリスト作成ツールがおすすめな人
定型業務が多い20〜40代社会人
- 月次・週次業務が多い
- 毎回同じ作業をしている
そんな方にぴったりです。
仕事の抜け漏れを減らしたい人
「忘れていた」をなくしたい方には、チェックリストが強い味方になります。
業務の引き継ぎを楽にしたい人
チェックリストは、そのまま引き継ぎ資料になります。
属人化防止にも効果的です。
まとめ
業務チェックリストで毎日の仕事をもっと楽にしよう
業務チェックリストは、忙しい社会人の仕事を支えてくれます。
- ブラウザだけで使える
- DB不要で簡単
- 初心者でも安心
まずは1つ、身近な業務から試してみてください。
きっと、「仕事が少し楽になった」と感じられるはずです。
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